Assistant administratif/Assistante administrative de projet

Mission(s) principale(s) : Assurer le support administratif des UFA sur les activités de suivi des apprentis et de suivi administratif des formateurs dans le cadre de la mise en œuvre de l'apprentissage

Activités essentielles :
- Activités inscription et suivi du contrat :

*Accueil, renseignement, suivi des demandes des apprentis et de leur famille
*Renseignements réglementaires auprès des entreprises
*Complétude et saisie des fiches d'inscriptions dans le logiciel Yparéo
*Gestion de la saisie des contrats d'apprentissage sur Yparéo
*Transmission des dossiers pour les apprentis(es) en situation de handicap
*Gestion des cartes des métiers

- Activités de suivi des apprentis :

*Suivi des données des apprentis et actualisation de la base Yparéo
*Saisie et suivi de l'assiduité des apprentis sur Yparéo
*Transmission de l'assiduité aux entreprises
*Saisie des ruptures de contrats
*Gestion des demandes d'aide au permis et premier équipement avant envoi des dossiers complets au service financier du CFA
*Relai pour la gestion administratif des interventions DABM

*Saisie des calendriers d'alternance sur Yparéo
*Saisie des résultats aux examens sur Yparéo
*Remise des attestations de fin de formation
*Suivi du retour des questionnaires de satisfaction

- Activités ressources humaines :

*Suivi des dossiers de recrutement des nouveaux formateurs
*Transmission des lettres de vacations aux formateurs pour signature et retour au service RH du CFA
*Réception des états de service et transmission au service RH du CFA
*Gestion et suivi règlementaire des heures des visites en entreprise : saisie sur Yparéo, traitement des ordres de mission et transmission au service RH du CFA pour le suivi

- Activités communication
*Remontée des informations relatives à l'UFA au pôle communication du CFA
*Participation aux forums, job dating et salons
*Diffuser l'ensemble des communications du CFA afin de permettre aux UFA d'être informées de l'activité toute au long de l'année

Profil du poste :
Connaissances
*Connaissances de base du droit du travail
*Connaissance de la réglementation de l'apprentissage
*Maitrise des outils bureautiques
*Maitrise du logiciel Yparéo
*Maitrise du fonctionnement administratif (normes, modèles de documents, charte graphique.)

Savoir être
*Rigueur
*Capacité à communiquer avec divers interlocuteurs
*Gestion des priorités
*Remonter les informations
Savoir-faire
*Rédaction des courriers
*Communication interpersonnelle orale et écrite
*Traitements et suivis des demandes